Заявки по оплату, аванс и документы которые подразумевают выдачу денежных средств или перечисление денежных средств на счета контрагентов принадлежат отдельному блоку документооборота, который использует более строгие критерии согласования документов.
Рассмотрим пример выдачи денежных средств из кассы для закупки оргтехники.
Как правило, сумма закупки основных средств или сырья закладывается в бюджет организации помесячно. Соответственно сумма необходимая для закупки оргтехники должна быть заложена в текущем месяце. Во взаимоотношениях, которые возникают при закупке оборудования участвуют две стороны: организация, куда закупается оргтехника и контрагент, который это оргтехнику поставляет. Так же, существует ответственный менеджер, который инициирует заявку на закупку, сотрудники организации, которые согласовывают, проверяют эту заявку, и бухгалтерия или касса откуда осуществляется выдача или перевод денежных средств поставщику. Причем, заявка, как правило, до того как будет оплачена, должна согласовываться строго определенными сотрудниками и без их согласования данную заявку оплачивать нельзя. В итоге мы имеем бизнес-процесс, который подразделяется на непосредственное создание заявки, отправку ее определенному кругу ответственных лиц на согласование и только после их согласования выплату из кассы кассиром или перечисление денежных средств бухгалтеров. Этот процесс обеспечивают документы «Заявки на оплату» и раздел документооборота "Оплата"
Рассмотрим пример выдачи денежных средств из кассы для закупки оргтехники.
Как правило, сумма закупки основных средств или сырья закладывается в бюджет организации помесячно. Соответственно сумма необходимая для закупки оргтехники должна быть заложена в текущем месяце. Во взаимоотношениях, которые возникают при закупке оборудования участвуют две стороны: организация, куда закупается оргтехника и контрагент, который это оргтехнику поставляет. Так же, существует ответственный менеджер, который инициирует заявку на закупку, сотрудники организации, которые согласовывают, проверяют эту заявку, и бухгалтерия или касса откуда осуществляется выдача или перевод денежных средств поставщику. Причем, заявка, как правило, до того как будет оплачена, должна согласовываться строго определенными сотрудниками и без их согласования данную заявку оплачивать нельзя. В итоге мы имеем бизнес-процесс, который подразделяется на непосредственное создание заявки, отправку ее определенному кругу ответственных лиц на согласование и только после их согласования выплату из кассы кассиром или перечисление денежных средств бухгалтеров. Этот процесс обеспечивают документы «Заявки на оплату» и раздел документооборота "Оплата"
